Mitglieder, Eltern, Gruppen und Listen¶

Mitglieder und Eltern¶

Ein Mitglied aufnehmen¶

Öffne Mitglieder und lege einen neuen Eintrag an.
Trage die verfügbaren Stammdaten und Kontaktinformationen ein.
Ordne das Mitglied der passenden Gruppe und Abteilung zu.
Ergänze Eltern beziehungsweise Erziehungsberechtigte und speichere den Datensatz.
Öffne anschließend das Mitgliederprofil und prüfe die Angaben.

Das Mitgliederprofil bündelt Qualifikationen, Sonderaufgaben, Einträge, Anwesenheit, Ausrüstung und Anhänge. So kannst du vor einem Gespräch beispielsweise die vergangenen Dienste, vorhandene Nachweise und ausgegebene Ausrüstung an einer Stelle ansehen.

Im Bereich Eltern pflegst du die zugehörigen Kontaktdaten. Halte insbesondere E-Mail-Adressen aktuell, wenn ihr den Versand an Eltern verwendet. Ein Elternkontakt allein ist kein Benutzerkonto zur Anmeldung. Portalzugänge befinden sich noch in Entwicklung.

In der Mitgliederübersicht helfen Suche und Filter beim Finden von Personen. Mit dem entsprechenden Exportrecht kannst du die benötigten Spalten auswählen. Exportiere für den jeweiligen Zweck nur die Angaben, die du tatsächlich brauchst.

Gruppen organisieren¶

Unter Gruppen legst du organisatorische Gruppen an und ordnest Mitglieder zu, zum Beispiel nach Ausbildungsgruppe. Gruppen können auch bei der Auswahl von Empfängern oder Teilnehmern helfen.

Mitgliedergruppen und Berechtigungsgruppen erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Mitgliedergruppen organisieren Jugendliche; Berechtigungsgruppen in der Benutzerverwaltung bestimmen Zugriffsrechte für angemeldete Benutzer.

Listen: Rückläufe und Teilnehmer im Blick¶

Eine Liste eignet sich beispielsweise für die Anmeldung zum Zeltlager oder den Rücklauf einer Einverständniserklärung.

Öffne Listen → Neue Liste und gib einen aussagekräftigen Namen ein.
Füge einzelne Mitglieder oder die benötigten Mitglieder einer Gruppe hinzu.
Hake Einträge ab, sobald der jeweilige Schritt erledigt ist. Ergänze bei Bedarf Notizen.
Nutze die Filter, um offene Einträge zu finden.
Ergänze Anhänge oder exportiere die Liste als PDF beziehungsweise Excel. Unter Weitere Aktionen → E-Mail an alle kannst du den Versand anstoßen.

Weitere Aktionen → Alle abhaken und Alle Haken entfernen … wirken auf mehrere Einträge. Verwende sie nur, wenn diese Änderung wirklich für die ganze Liste gelten soll. Für dauerhafte Dienst-Anwesenheiten verwende das Dienstbuch; dort stehen die dafür vorgesehenen Status und Auswertungen zur Verfügung.

Qualifikationen und Sonderaufgaben¶

Im Bereich Qualifikationen findest du Nachweise, abgelaufene beziehungsweise bald ablaufende Qualifikationen und aktive Sonderaufgaben.

Für einen neuen Nachweis wählst du das Mitglied und den Qualifikationstyp, trägst das Erwerbsdatum ein und ergänzt gegebenenfalls Zertifikatsnummer und ausstellende Organisation. Ein hinterlegter Gültigkeitszeitraum kann das Ablaufdatum bestimmen. Prüfe dieses Datum beim Speichern.

Sonderaufgaben bilden Aufgaben oder Funktionen mit Beginn und gegebenenfalls Ende ab. Die Verwaltung der Qualifikations- und Aufgabentypen benötigt zusätzliche Rechte. Vorhandene Nachweise und Aufgaben erscheinen auch im jeweiligen Mitgliederprofil.